住民票の取り方と重要なポイント

2019年7月30日住民票

就職・転職や、ローンの契約など、様々な機会で提出が求められる「住民票の写し」。

そもそも住民票とはどのようなものなのか、どのような事が情報が登録されているかなど、本稿では詳しくご紹介していきます。

住民票とは

住民票住民票(じゅうみんひょう)とは、日本国内において市町村と特別区で作成されている住民に関する記録です。

各市区町村ごとに住民基本台帳をまとめられており、現住所の証明、選挙人の登録、人口の調査等に利用されています。

もともとは日本国籍の方のみ住民票が作成されおり、外国人は外国人登録制度という別の制度で記録されていましたが、同制度の廃止に伴い、2012年(平成24年)7月9日からは、90日以上日本国内に滞在する外国籍中長期滞在者や特別永住者等の方々も、外国人住民として住民基本台帳法の適用を受けることになりました。

Q.住民票にはどのような情報が記載されているの?

住民票は様々な情報が記載されており、各市町村が管理しております。

住民票に記載されているのは以下の情報です。
  • 氏名
  • 出生の年月日
  • 性別
  • 世帯主についてはその旨、世帯主でない者については世帯主の氏名及び世帯主との続柄
  • 戸籍の表示(=本籍及び筆頭者)。ただし、本籍のない者及び本籍の明らかでない者については、その旨
  • 住民となった年月日
  • 住所及びその市町村の区域内において新たに住所を変更した者については、その住所を定めた年月日
  • 個人番号(マイナンバー)
  • 新たに市町村の区域内に住所を定めた者については、その住所を定めた旨の届出の年月日
  • 選挙人名簿に登録された者については、その旨
  • 住民票コード
  • 国民健康保険・後期高齢者医療・介護保険・国民年金・児童手当・米穀配給に関する事項
  • 政令で定める事項
  • 外国人住民に関する記載事項は、国籍等外国人特有の事項も記載されています。
※氏名の「ふりがな」「よみ」について各地方公共団体の判断で記載している場合がありますので、記載されている「ふりがな」「よみ」の誤りに気づいたときは、役所・役場の窓口に修正のお願いをしてください。

Q.住民票の旧姓表記って?

近年、女性の社会進出が進み、結婚後も旧姓で仕事を続けられる方が増えております。

住民票など行政機関の発行する証明書が旧姓の記載を認めていない為、様々な手続き等で円滑に行われない等、問題解決を求められておりました。

政府は2019年11月5日から本人が希望して届出を行えば、住民票やマイナンバーカードに旧姓を記載されるように住民基本台帳法の改正を行いました。

2019年11月5日までは、現行の表記方法・取得方法になりますのでご注意ください。

現行の住民票では、婚姻離婚などの戸籍届により氏が変わった場合、住民票は旧氏名に抹消線を引き下に新氏名を記載する形で修正され、旧姓が判るようになっています。

但し、住民票の各欄(氏名や住所、続柄などの欄)には文字数の制限があるため、該当欄に文字が入りきらなくなる場合などに作り替える(改製)ことがあります。

改製後の住民票には最新の情報のみ掲載されるため、旧姓は記載されておりません。

旧姓を掲載されているものが欲しい場合は、改製による除票の写しを請求すれば、旧姓が記載されている写しがもらえます。

また、氏の変更と同時またはそれ以降に転入届(市外からの転入)が行われた場合、住民票は修正ではなく新たに新姓で作成されるため、旧姓は記載されておりません。

旧姓表示されたものを求められる場合は、「旧姓の表示が必要」と窓口に伝える必要があります。

住民票と住民基本台帳の違いって?

「住民票」とは住民がその場所に住んでいることを書面の形で証明するものあり、
「住民基本台帳」は各市町村がその住民票をまとめたもので、税や福祉、選挙などの行政サービスの基礎資料として利用されています。

台帳といっても、ほとんどの市町村が管理をコンピューターで行っています。

住民票の写しって?

住民票の写し 住民票の写しとは、市役所・区役所などの役所で管理している住民基本台帳から役場が発行したことを証明する特別な用紙に印字され、市長・区長印が押されたものです。

就職先などで「住民票の原本」の提出を求められた場合、「住民票の写し」を市役所・区役所で定められた手数料を支払い、申請・請求を行います。

「住民票の原本」は役所・役場で管理しているもので、原本そのものをもらうことはできません。

住民票の写しの申請時に必要なもの

  • 免許書などの本人確認書類
  • 手数料:300円
  • 本人以外が請求の場合、本人からの委任状など権限の確認できる書類
  • 第三者が請求する場合、証明書が必要な理由や必要に応じて疎明資料の提示
  • 郵送による請求は住民票関係請求書(郵送用)
  • 切手を貼った返信用封筒(郵送による請求の場合)

Q.住民票の写しはコピーと違うの?

住民票の写しをコピーした場合「住民票の写しのコピー」となります。

住民票の写しとは、提出先から求められる「住民票の原本」になります。(本来の意味である原本は役所・役場が管理しており入手することはできません。)

住民票を提出する場合、住民票の写しのコピーでは認められない事がほとんどになりますので、役所・役場で必要な枚数を申請・請求を行ってください。

Q.住民票の写しの有効期限ってどれくらい?

住民票の写しには有効期限は設けられておりません。

提出先の設けている期限内のものを取得するようにしてください。

Q.住民票の写しの請求に印鑑は必要?

本人が申請する場合、印鑑は不要です。

但し、本人以外の請求の場合、本人からの委任状などに捺印が必要となります。

Q.住民票の写しの取り方って?

住民票の写しの取れる場所について、各市町村によって異なりますが

・役所、役場の窓口
・郵送
・コンビニエンスストア(セブン-イレブン、ローソン、ファミリーマート、ミニストップ)
・イオン、イオンスタイル
・郵便局

にて交付、請求することができます。

但し、代理人による申請は役所・役場の窓口、郵送による請求のみとなりますのでご注意ください。

Q.住民票の写しは代理人でも取れるの

住民票の写しは本人の委任状があれば代理人でも申請を行う事が可能です。

委任状につきましては、各市町村のホームページからダウンロードしていただくか、または白紙の便箋等に

 ①「委任状」というタイトル
 ②委任状を作成した年月日
 ③代理人の住所・氏名・生年月日
 ④「私は上記の者を代理人と定め、次の権限を委任いたします。」という文章
 ⑤住民票・戸籍証明等の請求など委任する項目
 ⑥本人の住所・氏名・生年月日
 ⑦本人の押印

上記7つの項目を記入して作成してください。

住民票の写しにつきましては、同一世帯の方(同じ住民票に載っている方)は委任状は必要ありません。

世帯が別の場合は委任状が必要になります。

但し、親子であっても住民票が別世帯であれば委任状が必要となります。
(同一住所に住んでいても別世帯の場合、代理人扱いとなります。)

住民票記載事項証明書って?

住民票記載事項証明書とは、住民票に記載されている事項と相違がないことを証明する証明書です。
請求される方が証明願いというかたちで持参した用紙に証明する場合と、各市町村の様式に証明する場合があります。

Q.住民票の写しと住民票記載事項証明書の違いって?

住民票の写しと住民票記載事項証明書は2つとも住民基本台帳を基づいたものですが、 住民票の写しは本ページの「Q.住民票にはどのような情報が記載されているの?」でもご紹介させていただいたように、住民基本台帳に記載されている様々な情報が記載されています。

住民票の記載事項証明書は、住民基本台帳に記載されている情報の中から、必要な情報のみを記載し、それを証明してもらう書類です。

住民票の写しは、各市町村で用いられているフォーマットで作成されますが、住民票記載事項証明書は提出を求められている会社等の提出先のフォーマットなどで記載し、証明してもらえる場合もあります。

住民票の写しの手数料はいくら?

住民票の写しや住民票記載事項証明などを役所で発行をお願いする場合、受取の際手数料を支払わなければなりません。

また、一部の地域では証明書コンビニ交付サービスが開始され、マイナンバーカードをお持ちの方はセブン‐イレブン、ローソン、ファミリーマートなどのコンビニやイオンなどでも住民票の写しを入手する事が可能となりました。

但し、市町村によって支払う手数料が異なる場合がありますのでご注意ください。
(本稿では、東京都・大阪府等首都圏の手数料を掲載しております。手数料の詳細につきましてはお住まいの市町村の窓口にご確認ください。)

役所の窓口と証明書コンビニ交付サービスの手数料

種類窓口での手数料コンビニでの手数料
住民票の写し1通 300円150円~200円
住民票記載事項証明書1件 300円150円~200円
住民基本台帳一覧表の閲覧30分 1,000円-
不在住証明書1通 300円-
※住民票の取り扱いについて、第三者の方から住民票等の請求があった場合は、理由によっては交付されない場合があります。

※証明書コンビニ交付サービスをご利用になられる場合は、マイナンバーカードが必要です。